Kommunene må sikre kontroll med dokumentasjonen – fra danning til bevaring. Det handler ikke bare om arkiv, men om tillit, demokrati og ledelse, mener Stig Roald Amundsen, kommunedirektør i Malvik kommune.
Under Arkiv i Nordland sin fagkonferanse i Bodø holdt Amundsen et tydelig innlegg om hvorfor kommunene må være mer bevisste på rollen de spiller i en tid med digital transformasjon og ny arkivlov på trappene.
– Når vi anskaffer nye fagsystemer, må arkiv, IT, innkjøp og fagavdeling sitte rundt samme bord – helt fra starten av. Vi må stille tydelige krav til leverandørene. Hvis ikke risikerer vi å miste kontrollen over våre egne data, sier han.
Amundsen understreket hvor viktig det er at ansvaret for dokumentasjonsforvaltningen ikke plasseres utelukkende i arkivseksjonen, men løftes opp som et ledelsesansvar.
– Dette handler om å ivareta samfunnsverdier over tid. For å skape tillit og sikre demokratiske prosesser, må vi ha kontroll på hele verdikjeden – fra dokumentasjonen dannes, til den bevares og er tilgjengelig for ettertiden, sier han.
Varsellampene blinker – hva gjør vi nå?
Et viktig poeng i foredraget var risikoen for økt leverandøravhengighet når kommuner kjøper skybaserte løsninger. Mange systemer gjør det krevende å få ut egne data, og det er ikke alltid det er tatt høyde for dette i kontraktene.
– Vi må unngå at kommunene havner i såkalt vendor lock-in. Det betyr at vi må kontraktsfeste at leverandøren skal gjøre jobben med uttrekk. Og vi må sikre at det ikke kommer ekstra faktura for å hente ut våre egne data. Det handler både om prinsipper – og om penger.
Som en del av løsningen peker Amundsen på behovet for kompetansebygging og tettere samarbeid kommunene imellom. Han løftet frem etableringen av et nytt dokumentasjonssenter i Værnesregionen som et eksempel til etterfølgelse:
– Seks kommuner i Værnesregionen har gått sammen om å etablere Værnesregionen dokumentasjonssenter – VarDoks – som trer i kraft fra 1. januar 2026. Dette blir det 20. interkommunale samarbeidet i regionen. Det viser hva som er mulig når vi drar i samme retning, sier Amundsen.
VarDoks skal bidra til bedre kvalitet og styrket kontroll med dokumentasjonsforvaltningen, og Malvik kommune blir vertskommune for løsningen.
Kommunene må kreve mer
Med ny arkivlov på vei, og økt kompleksitet i det digitale landskapet, mener Amundsen det er helt avgjørende at kommunene nå tar grep.
– Det er vår jobb som ledere å sikre at dokumentasjon er noe vi tar på alvor – ikke noe vi rydder opp i etterpå. Dette starter i anskaffelsesprosessene, og det krever samarbeid på tvers av fag. Her må vi utfordre mer, og ikke minst: lære av hverandre.
KDRS har både verktøy, kompetanse og erfaring som gjør det lettere for kommunene å ta kontroll på egne data.
– Vi kan bistå hele veien, fra kravstilling i anskaffelser til langtidsbevaring, sier Tor Eivind Johansen i KDRS.
Når Stig Roald Amundsen etterlyser tydeligere eierskap og bedre kontroll på dokumentasjonsforvaltningen i kommunal sektor, kjenner Johansen seg godt igjen:
– Mange kommuner opplever at de har havnet i en situasjon der det er vanskelig – og dyrt – å få ut egne data. Derfor er det viktig å være i forkant. Vi kan bidra med rådgivning og støtte som gjør det lettere å stille riktige krav til leverandørene allerede ved anskaffelse, sier han.
Gjenbrukbare løsninger og praktisk hjelp
Johansen viser til at KDRS blant annet tilbyr “Søk og Vis”-løsninger for innsyn i deponerte uttrekk – slik som den som nylig ble utviklet for Nordland fylkeskommune og iSkole-dataene.
– Dette er løsninger som kan gjenbrukes, og som gir kommunene tilgang til gamle data på en trygg og brukervennlig måte. Når vi utvikler slike verktøy sammen med dyktige fagfolk ute i kommunene, som i dette tilfellet med Sten-Helge Henriksen i Nordland, så får vi solide, fleksible løsninger som andre også kan dra nytte av.
Ikke vent til det haster
Mye av utfordringen handler om å være tidlig ute – og ikke vente til systemet skal avvikles.
– Vår anbefaling er: Ta kontakt med oss tidlig. Jo før vi kommer inn i prosessen, jo enklere er det å sikre kontroll og unngå uheldig avhengighet til leverandør. Vi kan bidra med både strategisk og teknisk kompetanse, sier Johansen.