– De beste løsningene utvikles når vi møtes
Nærmere 40 deltakere fra hele landet var samlet da KDRS inviterte til årets fagsamling i Trondheim. To dager med faglige innlegg, workshops og erfaringsutveksling viste én ting tydelig: Fremtidens digitale arkiv bygges i fellesskap.
Digital arkivforvaltning er i rask endring. Nye fagsystemer, kunstig intelligens, skytjenester og stadig strengere krav til dokumentasjon gjør at kommunene står overfor utfordringer ingen kan løse alene.
Derfor samles medlemsinstitusjonene jevnlig gjennom KDRS.
Den 10. og 11. juni var nærmere 40 deltakere fra arkivinstitusjoner, kommuner og samarbeidspartnere samlet ved Arkivsenteret Dora i Trondheim til årets KDRS-samling. Allerede dagen før startet arrangementet med en egen workshop om utviklingen av nye løsninger for tilgjengeliggjøring av digitale arkiver.
– Samlingene våre handler om mye mer enn foredrag. Det er her ideer blir til, erfaringer deles og nye samarbeid oppstår. Vi ser gang på gang at de beste løsningene utvikles når medlemmene møtes rundt samme bord, sier Tor Eivind Johansen.
Fra strategi til praktiske løsninger
Programmet favnet bredt.
Gjennom to dager fikk deltakerne presentasjoner om blant annet kunstig intelligens, ny arkivlov, internasjonale standarder, digitale depot, kommunenes ansvar ved systemanskaffelser og utviklingen av KDRS sine egne tjenester.
Samtidig var det god tid til diskusjoner, spørsmål og erfaringsutveksling mellom deltakerne.
– Arkivfaget blir stadig mer teknologisk. Derfor er det viktig at vi møtes på tvers av roller og organisasjoner. Her sitter utviklere, arkivarer, ledere og teknologer side om side og diskuterer de samme utfordringene. Det er utrolig verdifullt, sier Johansen.
Delte erfaringer fra hele landet
Blant foredragsholderne var både medlemsinstitusjoner og eksterne samarbeidspartnere.
Deltakerne fikk blant annet høre om:
- hvordan kommunene kan stille bedre krav til systemleverandører
- utviklingen av digitale innsynsløsninger
- kunstig intelligens og nye arbeidsformer
- erfaringer fra internasjonalt samarbeid
- utviklingen av KDRS Søk & Vis
- arbeidet med digitale sikringsmagasin
- nye standarder for digital langtidsbevaring
– Det er utrolig nyttig å få høre hvordan andre løser de samme utfordringene som vi selv sitter med. Mange av de beste ideene kommer faktisk i pausene mellom foredragene, når folk begynner å diskutere konkrete problemstillinger fra egen arbeidshverdag, sier Johansen.
Workshop ga nye ideer
Dagen før konferansen ble det arrangert en egen fagworkshop om tilgjengeliggjøring av digitale arkiver.
Her arbeidet deltakerne konkret med utviklingen av KDRS sine innsynsløsninger og diskuterte hvordan deponerte arkiver i større grad kan kobles mot kommunenes digitale arbeidsprosesser.
– Vi ønsker at medlemmene våre skal være med og forme løsningene vi utvikler. Når de som faktisk bruker tjenestene våre kommer med innspill tidlig i prosessen, får vi langt bedre produkter enn om vi utvikler alt alene, sier Johansen.
Kunstig intelligens endrer arkivfaget
Et gjennomgående tema under samlingen var hvordan ny teknologi påvirker arkivsektoren.
Kunstig intelligens, automatisering og skybaserte løsninger åpner for helt nye muligheter, men stiller samtidig større krav til dokumentasjon, sikkerhet og kontroll.
– Kommunene digitaliserer stadig flere tjenester. Da må også arkivinstitusjonene utvikle seg. Vi må levere løsninger som gjør dokumentasjonen både trygg, søkbar og tilgjengelig også lenge etter at de opprinnelige systemene er tatt ut av drift, sier Johansen.
Han peker på at dette er en utvikling KDRS allerede er godt i gang med gjennom blant annet utviklingen av Søk & Vis, digitale depot og flere spesialtilpassede innsynsløsninger.
Fellesskapet er den største styrken
For Johansen er det likevel én ting som gjør størst inntrykk etter årets samling.
Det er samarbeidet.
– KDRS er bygget på deling. Når én medlemsinstitusjon finner en god løsning, skal resten slippe å starte fra bunnen av. Det sparer både tid og penger, men kanskje enda viktigere: Det gir bedre løsninger for hele sektoren.
Han mener dette er KDRS sin største styrke.
-Vi utvikler sammen. Det gjør at små og store medlemsinstitusjoner får tilgang til kompetanse og teknologi de kanskje aldri ville hatt mulighet til å utvikle alene.
Allerede i gang med neste samling
Innspillene fra årets samling tas nå med videre inn i utviklingsarbeidet hos KDRS.
Flere av temaene som ble diskutert vil danne grunnlag for nye prosjekter, videreutvikling av eksisterende tjenester og kommende fagarrangementer.
– Hver gang vi samles, tar vi et lite steg videre. Når vi summerer alle de små stegene gjennom året, er det faktisk ganske store ting som skjer. Det er akkurat slik KDRS er ment å fungere, som en arena der medlemmene bygger fremtidens løsninger sammen, sier Johansen.