Når iSkole-systemet skulle avvikles, sto Nordland fylkeskommune overfor en kritisk utfordring. En snarrådig arkivar og KDRS fant løsningen. Og best av alt: De sparte penger på å gjøre det.
Som vi vet fra så mange ganger før, det er ikke bare bare å avvikle gamle systemer. Da fylkeskommunen skulle avslutte det skoleadministrative systemet iSkole i 2024, oppstod et kritisk behov:
Hvordan sikre tilgang til historiske elevdata, vitnemål og dokumentasjon etter at systemet var lagt ned? Dokumentasjonen måtte bevares i tråd med arkivloven, men samtidig gjøres tilgjengelig for saksbehandlere og ansatte med behov for innsyn.
Et problem med en løsning
I samarbeid med KDRS utviklet derfor IT‑arkivar i Nordland Fylkeskommune, Sten‑Helge Henriksen, verktøyet som i dag gjør dette mulig! En helhetsløsning for uttrekk, deponering og innsyn.
- iSkole inneholdt sentral dokumentasjon som lå til grunn for vitnemål og kompetansebevis, og det var avgjørende å bevare denne informasjonen på en sikker og tilgjengelig måte. Arkiv i Nordland gjennomførte uttrekk av databasen for deponering, men utdanningsavdelingen hadde fremdeles behov for et verktøy som gjorde det mulig å hente frem informasjon ved behov. Derfor ble det utviklet en egen innsynsløsning, forklarer Henriksen.
Dette peker på to parallelle krav:
1. Bevaring – sørge for at dokumentasjon ikke går tapt når systemet stenges.
2. Tilgjengelighet og innsyn – at relevant informasjon kan hentes ut av de som har rett til det, når behovet oppstår, selv etter at iSkole ikke lenger brukes aktivt.
Henriksen understreker at mange kommuner og fylkesinstanser har stått i lignende situasjoner, hvor data lå i «låste» fagsystemer som ikke lenger kunne videreføres uten tap eller risiko. Dette prosjektet ble en modell for å adressere et konkret behov – og samtidig vise hvordan digital bevaring kan fungere i praksis.
En stegvis prosess
Hvordan går man fra problem til fungerende verktøy? Henriksen beskriver en stegvis prosess:
- Utviklingen startet med tett dialog med brukerne for å forstå hvilke data de faktisk trengte tilgang til, og hvordan dette var presentert i det opprinnelige systemet. Deretter ble databasen analysert i detalj for å finne ut hvordan informasjonen var strukturert, og hvordan den kunne hentes ut med presise SQL-spørringer. I samarbeid med KDRS ble det utviklet malsett, som deretter ble testet og tilpasset før utrulling. Resultatet ble en ferdig innsynsløsning som i dag brukes aktivt av saksbehandlere i Nordland fylkeskommune, sier Henriksen.
Noen viktige moment i denne utviklingsfasen:
• Brukermedvirkning: Dialog med brukere, saksbehandlere og tidligere iSkole-brukere for å avklare hvilke data som faktisk trengs og hvilken presentasjon de forventer.
• Databasemapping og strukturforståelse: Gå inn i tabeller, felt og relasjoner i iSkole-databasen for å forstå hvordan informasjonen henger sammen.
• SQL-spørringer og mapping mot ny struktur: Skrive spørringer som henter riktig informasjon, transformere dataene og mappe dem til arkivvennlig struktur.
• Malsett og Søk & Vis‑rammeverk: KDRS’ rammeverk ble brukt som grunnstruktur, og malsettet tilpasses slik at løsningen kunne integreres i KDRS’ digitale depot.
• Testing og validering: Gjennomføre tester med reelle data, justere feil og iterere til løsningen fungerte stabilt og riktig.
• Rull‑ut og drift: Sette løsningen i produksjon, sørge for veiledning og opplæring slik at brukerne kunne benytte den som del av deres arbeidsflyt.
Henriksen understreker at utvikling av selve innsynsdelen ikke er hans daglige hovedoppgave, men at teknisk kompetanse og interesse gjorde at han kunne ta prosjektet over og skape merverdi:
- Som IT-arkivar arbeider jeg primært med å motta, bearbeide og klargjøre uttrekk fra kommunale fagsystemer for deponering til digitalt sikringsmagasin. Arbeidet med iSkole-prosjektet bygger videre på dette, men går et steg lenger ved å gjøre dataene tilgjengelige i en brukervennlig form. Utvikling av slike innsynsløsninger er ikke en kjerneoppgave, men det er et område der teknisk innsikt og faglig interesse gir store gevinster for bevaring og gjenbruk av digitalt arkivmateriale.
Samarbeid er nøkkelen
Ingen stor løsning skapes i isolasjon. Henriksen forteller om hvordan samarbeid og gjensidig innsats la grunnlaget for suksess:
- Prosjektet har vært et tett samarbeid mellom flere parter. Eksternt har KDRS vært en sentral partner, særlig i utviklingen og implementeringen av “Søk og Vis”-løsningen. Internt har saksbehandlere og tidligere brukere av iSkole bidratt med uvurderlig innsikt i hvordan systemet fungerte i praksis, og hvilke data som var mest relevante å gjøre søkbare, sier han.
Det var spesielt avgjørende at KDRS kunne respondere raskt på tekniske og metodiske spørsmål. Henriksen peker på denne dialogen som svært viktig:
- Samarbeidet med KDRS har vært svært godt og preget av gjensidig forståelse og rask respons på tekniske og metodiske spørsmål. At vi kunne teste og justere løsningen i tett dialog, har vært en avgjørende faktor for at prosjektet ble både funksjonelt og brukervennlig. KDRS sitt rammeverk gjorde det mulig å realisere innsynsløsningen på en effektiv og standardisert måte.
I tillegg til teknisk dialog har KDRS fungert som en rammegiver for standarder, strukturer og deponiprosedyrer. Det gjør det lettere å videreføre og gjenbruke løsningen i andre kommuner og institusjoner.
Nordland fylkeskommune og Henriksen trakk også nytte av den fine responsen fra brukerne: tilbakemeldinger fra pilotkjøringer, feilrapporter og justeringer bidro til en mer robust løsning før full utrulling.
Noen utfordringer
Prosjektet har ikke vært uten utfordringer. Henriksen beskriver den tekniske tyngden i arbeidet.
- Den største utfordringen var av teknisk art, som å forstå og rekonstruere hvordan dataene var strukturert i den opprinnelige databasen. Det krevde en form for “reverse engineering” for å kunne designe SQL-spørringer som hentet ut korrekte og komplette datasett. Dette var nødvendig for å sikre at informasjonen i innsynsløsningen faktisk samsvarte med det brukerne kjente igjen fra det gamle systemet.
Noen av utfordringene inkluderte:
• Tabeller og relasjoner i iSkole som ikke var dokumentert godt nok.
• Ulike versjoner og lokale tilpasninger i iSkole-systemet hos forskjellige skoler og kommuner, som krevde fleksibilitet og robusthet i løsningen.
• Sikring av datakonsistens, spesielt når felt er flyttet, navngitt forskjellig eller mangler metadata.
• Å balansere ytelse mot detaljnivå: for mange detaljer kan gjøre søk og innsyn lite brukervennlig, men for få detaljer kan gjøre løsningen ubrukelig.
• Organisatoriske utfordringer: koordinering mellom IT, arkiv og fagavdelinger, samt opplæring og eierskap til løsningen.
Henriksen mener at disse utfordringene ble løst gjennom kombinert teknisk kompetanse, iterasjon og tett samarbeid med KDRS og brukerne.
Så hva er det godt for?
Spørsmålet alle lurer på: hva kan denne løsningen bety for kommuner som sitter med iSkole-data? Henriksen har klare ambisjoner:
- Innsynsløsningen for iSkole viser at det er fullt mulig å bevare og tilgjengeliggjøre data fra selv komplekse fagsystemer på en trygg måte. Løsningen kan gjenbrukes av andre fylkeskommuner som har brukt iSkole, og den kan fungere som en modell for hvordan man kan utvikle tilsvarende løsninger for andre systemer. Dette bidrar til å styrke både bevaringen og bruken av digitalt arkivmateriale i kommunal sektor.
Ved å gjøre løsningen tilgjengelig gjennom KDRS, gjøres nettopp gjenbruk mulig: andre kommuner kan ta den i bruk med mindre prosjektinnsats, uten å måtte starte fra null.
- Det Sten-Helge har laget her, er en fiks ferdig pakke som lar kommunene overføre data på en trygg og effektiv måte. Dette gjør det mye enklere å sikre viktig dokumentasjon som skoler produserer – noe som både elever og kommuner er helt avhengige av å ha tilgjengelig også i fremtiden, sier Svein Normann Høgås, team- og faglig ansvarlig dokumentasjon i Nordland fylkeskommune.
Hans syn underbygger at løsningen ikke bare er teknisk robust, men også nyttig og aktuell for saksbehandlere og fagbrukere som vil bruke data i hverdagen.
Slipper unødvendige utgifter
Fra KDRS’ side sier Tor Eivind Johansen at løsningen kompletterer organisasjonens rolle og ambisjoner:
- Med denne iSkole-løsningen viser vi igjen hva et godt samarbeid mellom medlemmer og oss kan utrette. Løsningen er tilgjengelig for våre medlemmer, og vi jobber for å gjøre implementeringen så enkel som mulig. Målet er at løsningen kan gjenbrukes hos flere kommuner og fylkeskommuner uten store tilpasninger.
Johansen fremhever også at denne type løsninger understøtter KDRS’ langsiktige modell: at depot, tilgjengeliggjøring og deling av erfaringer skal gjøres på felles plattformer som gir skalerbarhet og kostnadseffektivitet.
- For kommuner og fylkeskommuner som sitter med iSkole-data, kan dette være en vei ut av teknisk stress og dokumentasjonslås. For arkiv- og digitaliseringsfeltet generelt, er prosjektet et bevis på at riktig kombinasjon av teknologi, arkivkompetanse og samarbeid kan endre hvordan vi tar vare på fremtiden i dag. Ved å gjøre dataene tilgjengelige via en enkel innsynsløsning, slipper man å drifte gamle systemer og betale for utdaterte lisenser, avslutter Johansen.
- I tillegg til iSkole finnes det nå også tilsvarende løsninger for mange andre systemer som er avviklet, eller under avvikling i kommunene, blant annet innenfor barnevern, skole og mange andre systemer.
Er du interessert i å ta løsningen i bruk eller diskutere hvordan dette kan tilpasses din kommune? Ta kontakt med KDRS – vi hjelper deg gjerne å komme i gang.
Her kan du se en video som presenterer den nye løsningen