Et bevis på at kommunene tar vare på den digitale historien
Da IKA Trøndelag lastet opp arkivpakke nummer 1000 til KDRS sitt digitale sikringsmagasin, ble milepælen markert med kake. Men bak det runde tallet skjuler det seg tusenvis av dokumenter, flere års arbeid – og en stadig sterkere satsing på digital bevaring.
Det var Leksvik kommune, i dag en del av Indre Fosen kommune, som fikk æren av å levere arkivpakke nummer 1000 til KDRS sitt digitale sikringsmagasin. En milepæl som viser hvor langt medlemsinstitusjonene har kommet i arbeidet med å sikre kommunenes digitale hukommelse.
Markeringen fant sted hos IKA Trøndelag, hvor KDRS stilte med kake for å feire begivenheten.
– Arkivpakke nummer tusen er selvfølgelig et symbolsk tall, men samtidig forteller det en mye større historie. Hver eneste arkivpakke representerer dokumentasjon som er sikret for fremtiden. Til sammen viser dette at kommunene tar digital bevaring på alvor, sier Tor Eivind Johansen i KDRS.
Hva er egentlig en arkivpakke?
Når en kommune eller fylkeskommune avslutter et system, skal informasjonen som har dokumentasjonsverdi ikke bli liggende igjen i gamle databaser eller forsvinne når lisensene avsluttes. Dataene trekkes ut av systemet, kvalitetssikres og pakkes etter nasjonale standarder før de overføres til et digitalt depot.
Denne leveransen kalles en arkivpakke.
Det kan være alt fra sakarkiv, byggesaksarkiver og elevdata til helseopplysninger, personalarkiver eller informasjon fra tekniske fagsystemer.
– En arkivpakke kan inneholde enorme mengder informasjon. Det er dokumentasjon som skal være tilgjengelig ikke bare neste år, men kanskje om femti eller hundre år. Derfor er det avgjørende at den blir pakket, dokumentert og lagret på riktig måte, forklarer Johansen.
Bygger kommunenes digitale hukommelse
Det digitale sikringsmagasinet som KDRS drifter på vegne av medlemsinstitusjonene fungerer som et langtidslager for kommunenes digitale arkiver.
Her oppbevares dokumentasjonen på en måte som gjør at den fortsatt kan leses og brukes, selv om de opprinnelige fagsystemene for lengst er tatt ut av drift.
– Det er lett å tenke at et arkiv først og fremst handler om historiske dokumenter. I realiteten handler dette om innbyggernes rettigheter. Vitnemål, byggesaker, barnevernssaker eller helseopplysninger må kunne dokumenteres også mange tiår etter at systemene de ble opprettet i er borte, sier Johansen.
Han peker på at mengden digitale arkiver øker kraftig hvert eneste år.
– Stadig flere kommunale tjenester er heldigitale. Det betyr også at behovet for sikker langtidsbevaring bare blir større. Arkivpakke nummer tusen er derfor ikke slutten på noe – det er egentlig bare starten.
Et resultat av godt samarbeid
Johansen trekker spesielt frem medlemsinstitusjonene som årsaken til at milepælen er nådd.
– Dette er ikke noe KDRS gjør alene. Hver eneste arkivpakke representerer et stort arbeid ute hos kommunene og arkivinstitusjonene. Uttrekk skal planlegges, kvalitetssikres og dokumenteres før de kan deponeres. At vi nå har passert tusen arkivpakker viser hvor godt dette samarbeidet fungerer.
Han mener også milepælen illustrerer verdien av å bygge felles løsninger.
– Hvis hver enkelt kommune skulle etablert egne løsninger for digital langtidsbevaring, ville kostnadene blitt betydelig høyere. Gjennom KDRS kan vi dele både kompetanse, teknologi og erfaringer, slik at alle får tilgang til robuste løsninger.
Tusen arkivpakker – og mange flere kommer
Digitaliseringen av offentlig sektor fortsetter i høyt tempo. Nye fagsyste mer tas i bruk, gamle avvikles, og stadig mer informasjon blir heldigital.
Det betyr også at antallet arkivpakker vil fortsette å vokse.
– Vi kommer til å passere både to og tre tusen arkivpakker etter hvert. For oss er ikke målet selve tallet, men at kommunene skal være trygge på at dokumentasjonen deres blir tatt vare på. Hver arkivpakke er en liten del av Norges digitale samfunnshukommelse, sier Johansen.
Etter bevaring – tilgjengeliggjøring
KDRS har også tilgengeligøringsløsninger som gjør at de som har skapt arkivet kan gjøre oppslag i det i ettertid. Alt på et sted!
Visste du at...
- Arkivpakke nr. 1000 ble levert av Leksvik kommune (Indre Fosen kommune).
- Den ble deponert av IKA Trøndelag.
- KDRS sitt digitale sikringsmagasin brukes av medlemsinstitusjoner over hele landet.
- En arkivpakke kan inneholde alt fra elevmapper og byggesaker til personalarkiver og helseopplysninger.
- Arkivene skal kunne bevares og være tilgjengelige i flere generasjoner.