Digitalisering skjer overalt i kommunesektoren. Men arkivsektoren må henge med, og sørge for løsninger som faktisk støtter opp om det kommunene trenger, sier Tor Eivind Johansen i KDRS.
På Arkiv i Nordland sin konferanse tok Johansen, daglig leder i KDRS, til orde for å tenke nytt om arkivets rolle i en tid med omfattende digital transformasjon i offentlig sektor.
– Kommunene jobber stadig mer digitalt. Da må vi som forvalter deres dokumentasjon også tilby tjenester og løsninger som snakker samme språk. Det nytter ikke med analoge eller manuelle rutiner hvis kommunen har automatiserte prosesser og digitale arbeidsflyter, sier Johansen.
Fra deponering til deltakelse
Tradisjonelt har arkivinstitusjoner hatt en tydelig rolle: å motta, oppbevare og bevare offentlig dokumentasjon. Men i en tid der data flyter mellom fagsystemer, skyplattformer og integrasjoner, må denne rollen utvikles.
– Det er ikke lenger nok å ta imot en ZIP-fil og legge den på hylla. Arkivinstitusjonene må i økende grad kunne levere tilbake data i et format og en struktur som kan kobles rett inn i kommunens digitale prosesser, forklarer Johansen.
Han trekker frem KDRS sin innsats for å utvikle gjenbrukbare malverk, strukturert deponering og løsninger som “KDRS Søk og Vis”, som eksempler på hvordan dette kan fungere i praksis.
Automatisert tilgang gir verdi
En viktig del av budskapet Johansen formidlet i Bodø, var at deponering ikke er slutten på reisen, men begynnelsen på et nytt liv for dataene.
– Hvis vi sørger for at dataene vi tar imot er godt strukturert, dokumentert og kvalitetssikret, så kan vi faktisk gi kommunene noe tilbake: gjenbrukbar informasjon som kan mates inn i nye arbeidsprosesser, saksbehandling, statistikk eller analyser. Det er dette som er kjernen i verdien av digitalt arkiv i dag, sier han.
Han viser blant annet til samarbeidet med Nordland fylkeskommune og innsynsløsningen for iSkole-data som et eksempel på hvordan arkivdata kan tilgjengeliggjøres på en trygg og smart måte.
Krever investering, men betaler seg
For å få dette til, må det satses både faglig og teknologisk. Johansen er tydelig på at dette ikke løser seg selv.
– Arkivfaglig kompetanse må kombineres med teknologisk innsikt. Og kommunene må stille krav til sine leverandører, samtidig som vi i arkivsektoren må tilby bedre støtte. Da får vi det til, sammen. Det er investeringer som sparer både tid, penger og frustrasjon på sikt, sier han.
Vil spille kommunene gode
For Johansen handler det hele om rolleforståelse og samarbeid.
– Vi i KDRS er ikke bare en sluttstasjon. Vi er en del av et økosystem som skal hjelpe kommunene med å være gode på dokumentasjon, kontroll og etterrettelighet – selv når teknologien løper raskt. Vår jobb er å spille kommunene gode, sier han.